Immobilienverwalter sind Diener zweier Herren: Einerseits müssen sie die Erwartungen der Eigentümer erfüllen und den Wert des Objekts mit kosteneffizienten Lösungen erhalten. Andererseits verlangen auch Mieter einen perfekten Service zu möglichst geringen Kosten. Wer in diesem Spannungsfeld agiert, muss Qualität bieten – und braucht intern optimale Abläufe. Diese können sich Immobilienverwaltungen jetzt vom TÜV Süd zertifizieren lassen.
Die Zertifizierung „TÜV-Süd-geprüfte Immobilienverwaltung“ hat viele Vorteile: Der Verwalter kann zum Beispiel vor seinen Kunden besser darstellen, welche Maßnahmen wirtschaftlich sinnvoll und zweckmäßig sind. Entscheidungen sind für den Kunden nachvollziehbar, denn sie fußen auf transparenten und effizienten Abläufen.
Diese Vorteile haben Uwe Haase, Geschäftsführer der Klauß & Partner Immobilienmanagementgesellschaft in Sindelfingen, von der Zertifizierung überzeugt: „Für uns war die Analyse des eigenen Unternehmens ausschlaggebend. Wir wollten in einem Zertifizierungsprozess Antworten bekommen, wie sich unsere Organisation darstellt und wie sie verbessert werden kann.“
Interne Abläufe auf dem Prüfstand
Zusammen mit den Immobilienverbänden hat der Tüv Süd einen Qualitätsstandard entwickelt, den eine professionelle und effektiv arbeitende Immobilienverwaltung beherrschen muss. Das dient dem kundenorientierten Arbeiten und bietet mehr Rechtssicherheit. In drei Workshops vermitteln Experten, wie der Standard in der Immobilienverwaltung implementiert wird. Von der Personalauswahl über die Planung von Eigentümerversammlungen, von der Buchhaltung bis zur regelmäßigen Objektkontrolle – alle Abläufe der Immobilienverwaltung werden hinterfragt, verbessert und dokumentiert. Zwischen den Workshops setzen die Teilnehmer das Gelernte in die Praxis um und erstellen ihr Qualitätsmanagement-Handbuch.
Vorteil: einheitliche Abläufe, weniger Aufwand
Zu viel Aufwand? Das lässt Markus Herrmann, Eigentümer und Geschäftsführer der Apropos Service Immobilienverwaltung in Dirmstein, nicht gelten. Er hat sich im Oktober 2008 für die Zertifizierung entschieden und Anfang Februar 2009 das Siegel vom TÜV Süd erhalten. „Wir waren schon vorher gut organisiert. Aber die Arbeitsprozesse sind jetzt klar und einheitlich geregelt. Jeder weiß, was und wie es zu tun ist. Es gibt eine klar festgeschriebene Struktur“, betont Herrmann. Weiterer Vorteil: Neue Mitarbeiter können so schneller und leichter eingearbeitet werden; Standardprozesse, wie das Anlegen von neuen Objekten, können von allen Mitarbeitern einheitlich abgearbeitet werden. Die Abläufe sind effektiver.
In einem Audit vor Ort kontrolliert der TÜV Süd, wie das Qualitätsmanagement in der Immobilienverwaltung umgesetzt wird: Wie werden Beschwerden von Mietern oder Eigentümern behandelt? Wie werden Abläufe dokumentiert? Halten sich alle Mitarbeiter an die Vorgaben? Kundenbefragungen und regelmäßige sogenannte Mystery-Anrufe von Testkunden bei der Verwaltung runden den Zertifizierungsprozess ab. Alle drei Jahre wird das Audit wiederholt. Nur wer auf Dauer alle Kriterien erfüllt, darf das Siegel TÜV-Süd-geprüfte Immobilienverwaltung führen.
Zertifizierte Leistung überzeugt Kunden und Interessenten
Die Qualität der eigenen Leistungen wird somit auch nach außen hin dokumentiert – ein Pluspunkt, zum Beispiel bei der Neukundenakquise. Bernhard Oßwald von der Adminia Haus & Boden ist seit Februar 2009 als erster Immobilienverwalter in München zertifiziert und von der Außenwirkung der Zertifizierung überzeugt: „Wir wollen wachsen und setzen das Qualitätssiegel bewusst als Marketinginstrument ein. Deshalb haben wir eine Broschüre aufgelegt und stellen das Zertifikat bei der Neukundenakquise als unser Qualitätsmerkmal heraus.“ Die Resonanz bei potenziellen Kunden sei ausschließlich positiv. Denn besonders Neukunden hätten Schwierigkeiten, an welchen Kriterien sie den besseren Verwalter erkennen könnten. „Mit dem TÜV-Süd-Zertifikat haben wir ein nicht zu unterschätzendes Hilfsmittel und Alleinstellungsmerkmal.
www.tuev-sued.de/immobilienwirtschaft
red
Bild: In drei Workshops lernen die Teilnehmer, wie der Qualitätsstandard in ihrem Unternehmen umgesetzt und gelebt werden kann. (Project Photos)
