Der Immobilienverwalter hat täglich mit einer Vielzahl von Dokumenten verschiedenster Art zu tun. Ob als Papier oder in elektronischer Form: Die intelligente Nutzung von Dokumenten als Träger wichtiger Informationen kann ganz entscheidend zum geschäftlichen Erfolg beitragen. Wir veröffentlichen eine neue Serie in Anlehnung an das Buch „Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement in der Immobilienverwaltung“ von Alexander Haas.
Wichtig im Arbeitsalltag des Verwalters ist es, dass die Informationen auch als Nachweis gegenüber den Eigentümern als Vertragspartner, Behörden oder Dienstleistern aller Art dienen. Bekanntlich ist der Job des Immobilienverwalters recht haftungsträchtig, daher ist eine gute Dokumentation der Tätigkeiten eine hervorragende Ergänzung zu seinem betrieblichen Versicherungsschutz. Elektronische Dokumente nehmen im Büroalltag einen immer größeren Stellenwert ein. Oft dominieren sie dort bereits den Posteingang, da Kenntnisnahme, Transport, Vervielfältigung und Ablage so viel leichter vonstatten gehen.
Dadurch sammelt sich zwangsläufig eine Vielzahl von Dokumenten an, bei denen die Kontrolle schnell verloren gehen kann. Häufig anzutreffen sind unflexible Verzeichnisstrukturen mit wenig Logik und oft noch weniger Aussagekraft. Individuelle Vorgehensweisen der Mitarbeiter und fehlende Kenntnis der Führungskräfte über das immer größer werdende Chaos erschweren die Situation zusätzlich. Wie könnte ein Weg aussehen, um diese Datenflut zu beherrschen?
Die Antwort liegt im durchdachten und passgenauen Dokumentenmanagement. Je nach betrieblichem Anspruchsniveau stehen Merkmale wie Benutzereinstellungen, Zugriffsberechtigungen oder Regeln für die Dokumentenverwaltung auf der Agenda eines solchen Projekts. Es überrascht nicht, dass im Verwalterbüro viel Papier anfällt. In meiner Online-Befragung vom Januar 2010 stellte sich heraus, dass fast 34 Prozent der befragten Verwalter die Papierunterlagen dauerhaft archivieren. Nur knapp 3 Prozent praktizieren stattdessen die komplette Digitalisierung. Mehr als doppelt so viele wiederum bewahren die Unterlagen im Objekt auf. Diese etwa 7 Prozent werden hierfür sicherlich entsprechende Mehrheitsbeschlüsse herbeigeführt haben.
Dass diese Unterlagen dort nur abgestellt sind und für niemanden mehr einen Sinn stiften, liegt auf der Hand. Falls der Verwalter doch wider Erwarten Zugriff auf diese Altunterlagen benötigt, wäre der Aufwand dafür übermäßig hoch. Mit mehr als 51 Prozent entsorgt schließlich die Mehrheit der Befragten die Unterlagen nach sechs beziehungsweise zehn Jahren. Auch dafür ist ein Mehrheitsbeschluss notwendig.
Das Ziel muss es sein, die Unterlagen rechtssicher, raumsparend und darüber hinaus kostengünstig unterzubringen. Wenn der Immobilienverwalter ein Objekt abgibt, besteht nach einer gewissen Zeit meist keine Notwendigkeit mehr zum Zugriff auf die Dokumente. Bei vorliegender Digitalisierung wird jedoch kaum ein Verwalter diese Daten löschen, da teils auch nach Jahren noch Ansprüche Dritter abgewehrt werden müssen. Aber auch die nicht so seltene Variante, dass ein Objekt nach dem für die Eigentümer unbefriedigenden Zwischenspiel eines Discountverwalters wieder in den Objektbestand zurückkommt, macht eine Archivierung zum sinnvollen Abschluss der Verwaltungstätigkeit.
Nach der Befragung verfügen rund 21 Prozent der Verwaltungsunternehmen über ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem. Bei knapp 28 Prozent ist dieses in die Verwalter-Software integriert. Fast 46 Prozent haben jedoch überhaupt keine spezielle Software zum Dokumentenmanagement.
Kurzfristig erreichbare Vorteile:
Prozessoptimierung in der Postverteilung
Die Eingangspost soll schneller verteilt werden. Das geschieht durch das frühe Scannen direkt nach dem Posteingang zur Digitalisierung des Dokuments. Noch besser ist es, wenn der Prozess bereits beim Eigentümer oder Dienstleister beginnt. In diesem Idealfall müssen keine Briefe geöffnet und eingescannt werden. Der Handwerker sollte also darum gebeten werden, künftig keine Angebote mehr per Brief zu versenden.
Auflösung des Papierarchivs
Die Vorteile des Scannens sind neben der schnellen Verfügbarkeit und dem geringeren Flächenverbrauch vor allem dann offensichtlich, wenn die Papieroriginale anschließend vernichtet werden. Hier wird vom ersetzenden Scannen gesprochen. Eine unkomplizierte Volltextsuche zum schnellen Auffinden von Dokumenten ist dabei wünschenswert: Sie kann durch eine im Hintergrund ablaufende Indexierung eine bequeme Recherche ermöglichen; die sonst häufig notwendige und aufwendige Verschlagwortung fällt weg. Kostenlose oder im Betriebssystem bereits vorhandene Desktop-Suchmaschinen sind recht praktisch, da hierfür kein Fachmann gebraucht wird. Auch dass die E-Mail-Postfächer und persönlichen Laufwerke durchsucht werden können, ist vorteilhaft. Allerdings kann eine Desktop-Suchmaschine nur als Insellösung bezeichnet werden, weil sie nur sinnvoll am einzelnen Arbeitsplatz genutzt werden kann und nicht zentral administrierbar ist.
E-Mail-Verwaltung
Wichtig ist eine strukturierte Ablage mit standardisierter Behandlung von E-Mail-Anlagen. Dazu bedarf es betrieblicher Regelungen. Anlagen sollten bei der Archivierung weder ignoriert noch in unterschiedlichen Dateiformaten abgespeichert werden (zum Beispiel einmal als Word-Dokument, einmal als PDF).
Standortübergreifende Ablagestruktur
Die Synchronisation der Daten muss jederzeit gewährleistet sein. Die entsprechenden Rechtekonzepte sind im Sinne der Datensicherheit und des Datenschutzes zu vergeben und zu überwachen. Nur so ist die Datenverfügbarkeit an allen Standorten und im mobilen Einsatz gegeben.
Einheitliche Ablagestruktur
Ein problemloses und rasches Finden der Dokumente für alle Mitarbeiter und Führungskräfte ist notwendig. Persönliche Lösungen mangels klarer Regelungen und Kenntnisse behindern die Abläufe und kosten Zeit. Dazu müssen Regeln zur einheitlichen Dokumentenablage eingeführt werden.
Längerfristig erreichbare Vorteile:
Neue Büro- und Ablaufkonzepte umsetzen
Schlanke und übersichtliche Strukturen erhöhen die Effizienz der Arbeitsorganisation. Standortübergreifende Teamstrukturen müssen aufgebaut werden. Die auf Papier basierende Dokumentenbearbeitung sollte langfristig wegfallen. Dadurch sind auch Homeoffice-Arbeitsplätze erheblich einfacher einzurichten.
Umsetzung rechtlicher Anforderungen
Dokumente werden nach rechtlichen Anforderungen abgelegt, bei Bedarf revisionssicher und mit digitaler Signatur. Ein Verfallsdatum für Dokumente ist bei mancher Software einstellbar, sodass sich bestimmte Dokumente nach dem Überschreiten eines festgelegten Verfallsdatums automatisch löschen.
Bessere Auskunftsfähigkeit
Eine höhere Kundenzufriedenheit wird durch jederzeit informierte Mitarbeiter erreicht. Die Eigentümer werden schneller bedient – auch wenn der zuständige Sachbearbeiter nicht anwesend ist. Eine einheitliche Ablagestruktur wird aufgebaut, persönliche und willkürliche Strukturen gibt es nicht mehr.
Nur ein System zur Informationsverwaltung
Alle relevanten Informationen sind in nur einem System vorhanden. Wartung und Datensicherheit werden vereinfacht, eine zentrale Administration fällt leichter. Sehr unübersichtliche Zustände durch verschiedene EDV-Ablagesysteme werden abgebaut.
Bei allem Innovationswillen ist zu beachten, dass der Aufwand von Neuerungen im Verhältnis zum Nutzen stehen muss. Die Einfachheit sollte immer im Vordergrund stehen, um komplexe Systeme handhabbar zu gestalten.
Der Autor: Alexander Haas ist Immobilienverwalter in Nürtingen, Unternehmensberater für Immobilienverwaltungen und Autor des Fachbuchs „Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement in der Immobilienverwaltung“, das 2010 beim Hammonia-Verlag erschienen ist.
www.haas-immobilienverwaltung.de
alexander.haas@haas-immobilienverwaltung.de
