Integrierte Prozesslandschaften sind in der Industrie längst Standard. Zum Beispiel findet in der Automobilindustrie ein permanenter Datenaustausch zwischen Autohersteller, Zulieferer und Kunde statt. Immer mehr Wohnungsunternehmen machen sich diese Erkenntnis zunutze und setzen beim kompletten technischen Gebäudemanagement auf die internetbasierte BTS-Plattform PIT.
Es beginnt in jedem Unternehmen gleich: Ein Mieter ruft an und setzt Arbeitsabläufe in Gang. Warum also nicht die effektiven Arbeitsabläufe übernehmen und mit IT optimal unterstützen? Eine einmal generierte Information mehrfach verwenden und in einem kompletten Workflow abbilden – das ist das Geheimnis so genannter Integrierter Prozesse. Und sie hat Kernprozesse der Objektbewirtschaftung, die überall gleich sind:
• Beschwerdemanagement,
• ungeplantes und geplantes Schadensmanagement,
• Bestandführung und Portfoliomanagement und
• Sanierung (optional).
Dazu benötigt der Verwalter Systeme – am besten integrierte Portale wie BTS PIT V (Portal für Internet-gestütztes technisches Management für Verwalter). Schon ab 300 Wohneinheiten lohnt es sich, über integrierte Software-Lösungen nachzudenken. Auftragsvergabe und Rechnungskontrolle per Fax oder E-Mail sind äußerst aufwändig und gehören der Vergangenheit an.
Ein Beispiel: Während einer Eigentümerversammlung wird die Sanierung der Fenster der Verwaltungseinheit beschlossen. Der Verwalter legt sofort ein Projekt in PIT V an. Je nach Größe des Projekts kann er Kostenvoranschläge bei Handwerkern formlos oder mit einem Leistungsverzeichnis anfordern. Aus dem System heraus – online. Die Handwerker können ihre Angebote direkt im System kalkulieren und abgeben. Nach einem Kostenvergleich kann sich der Verwalter von den Eigentümern oder vom Beirat die Freigabe holen und das Projekt starten. Per Mausklick werden die Handwerker mit der Durchführung beauftragt. Alle relevanten Aktionen werden protokolliert. Garantie- und Gewährleistungen werden im System ebenfalls erfasst und stehen vor der Auftragsvergabe beziehungsweise Bezahlung zur Verfügung. Die vielfältigen Analysen dienen bei der nächsten Eigentümerversammlung zur Dokumentation der Leistungen.
Dank Internet ist eine integrierte, kostengünstige Vernetzung ohne Medienbrüche möglich. Die Software liegt sicher in einem Rechenzentrum und wird dort betrieben, verbessert und gepflegt. Man bezahlt nur das, was man nutzt. Eine DSL-Flatrate reicht für die Kommunikation aus. Teure Migrationen gehören der Vergangenheit an.
Der besondere Nutzen liegt jedoch in der Reduzierung der Prozesskosten. Betreut heute im Bundesdurchschnitt eine Person rund 300 bis 350 Wohneinheiten, so lässt sich diese Zahl mit BTS PIT V nahezu verdoppeln. Durch die Automatisierung und Standardisierung werden Fehlerquellen reduziert, was sich positiv auf die Qualität und Steuerung des Personals auswirkt.
Die Module
Die BTS-Portallösung ersetzt nicht die Verwalterprogramme. Im Gegenteil: Sie nutzt die Stammdaten dieser Programme ebenso wie Daten der Handwerker für den gesamten Workflow. Diese Integration erfordert naturgemäß Schnittstellen zu Programmen wie HVW3, CSI Powerhaus, Immoxpress und all den anderen. Da BTS PIT V über eine offene Architektur verfügt, stellt die Schaffung dieser Schnittstellen weder große Herausforderungen noch hohe Kosten dar.
Das Modul 1, Instandhaltung und Instandsetzung, unterstützt die Bearbeitung von ungeplanten und kleineren geplanten Schadensmeldungen. Das Modul 2, Vertragsmanagement, sorgt automatisch dafür, dass vor jeder Auftragsvergabe die Gewährleistungssituation oder das Vorhandensein eines Servicevertrags abgeklärt wird. Darüber hinaus können natürlich alle sonstigen Verträge, auch die Verwalterverträge, erfasst werden.
Bei der Instandhaltung und den kleineren Sanierungsaufträgen (Sammelaufträgen) lassen sich bei 1000 Wohneinheiten rund 200 Manntage einsparen. Mithilfe des Moduls 3, Dynamische Bestandsführung, können neue Baugruppen automatisch in den Bestand übernommen und der Wohneinheit oder Verwaltungseinheit zugeordnet werden. Der Verwalter, der mit größeren Sanierungsaufgaben betraut ist, ergänzt (optional) sein System mit dem Modul 4, Projektmanagement. Wenn alle Informationen in einem integrierten System in einem Workflow zusammengefasst sind, dann braucht man nur noch praxisrelevante, intelligente Filter setzten, und der Verwalter erhält alle Analysen, die er für sein Controlling benötigt.
red
