Es ist in jedem Wohnungsunternehmen gleich: Ein Mieter ruft an und setzt Arbeitsabläufe in Gang, die sich wiederholen und somit zum Standardprozess werden, der mit IT optimal unterstützen werden kann. Eine einmal generierte oder vorhandene Information in einem kompletten Workflow abbilden – das ist das Geheimnis so genannter integrierter Prozesse.
BTS hat die Kernprozesse der Objektbewirtschaftung auf die spezifischen Bedürfnisse der Wohnungsverwalter angepasst.
Die Lösung heißt BTS-PIT V (V steht für Verwalter) und unterstützt
• das Beschwerdemanagement,
• das ungeplante und geplante Schadensmanagement,
• Bestandsführung und Portfoliomanagement und die
• Sanierung und (optional) den Neubau.
Schon ab 300 Wohneinheiten lohnt es sich, über integrierte Software-Lösungen, wie BTS-PIT V nachzudenken. Die Auftragsvergabe und Rechnungskontrolle per
Fax oder E-Mail sind äußerst aufwändig und sollten der Vergangenheit angehören.
Ein Beispiel: Während einer Eigentümerversammlung wird die Sanierung der Fenster der Verwaltungseinheit beschlossen. Der Verwalter legt sofort ein Projekt
in BTS-PIT V an. Je nach Größe des Projekts kann er Kostenvoranschläge bei Handwerkern formlos oder mit einem Leistungsverzeichnis anfordern. Aus dem
BTS System heraus – online. Die Handwerker können ihre Angebote direkt im BTS-Handwerkersystem kalkulieren und abgeben. Nach einem Kostenvergleich holt sich der Verwalter die Freigabe und kann das Projekt starten. Per Mausklick werden die Handwerker mit der Durchführung beauftragt. Alle relevanten Aktionen werden protokolliert. Garantie und Gewährleistungen werden im System ebenfalls erfasst und stehen vor der Auftragsvergabe beziehungsweise Bezahlung zur Verfügung. Die vielfältigen Analysen dienen bei der nächsten Eigentümerversammlung zur Dokumentation der Leistungen.
Dank Internet ist eine integrierte, kostengünstige Vernetzung ohne Medienbrüche möglich. Die Software liegt sicher in einem Rechenzentrum und wird dort betrieben, verbessert und gepflegt. Man bezahlt nur das, was man nutzt. Eine DSL-Flatrate reicht für die Kommunikation aus. Teure Migrationen gehören der Vergangenheit an. Der besondere Nutzen liegt jedoch in der Reduktion der Prozesskosten. Betreut heute im Bundesdurchschnitt eine Person 300 bis 350 Wohneinheiten, so lässt sich diese Zahl mit BTS-PIT V nahezu verdoppeln. Durch die Automatisierung und Standardisierung werden Fehlerquellen reduziert, was sich positiv auf die Qualität und Steuerung des Personals auswirkt.
Die Module
Die BTS-Portallösung ersetzt nicht die kaufmännischen Verwalterprogramme. Im Gegenteil: Sie nutzt die Stammdaten dieser Programme ebenso wie Daten der
Handwerker für den gesamten Workflow. Diese Integration erfordert naturgemäß Schnittstellen zu den Verwalterprogrammen wie HVW3, CSI Powerhaus, Immoxpress, Giese und all den anderen. Da BTSPIT V über eine offene Architektur verfügt, stellt die Schaffung dieser Schnittstellen weder große Herausforderungen noch hohe Kosten dar.
Das Modul 1, Instandhaltung und Instandsetzung, unterstützt die Bearbeitung von ungeplanten (Heizung ist kalt) Schadensmeldungen und geplanten (Teil-)Sanierungen (eine Badsanierung bei Mieterwechsel).
Das Modul 2, Vertragsmanagement, sorgt automatisch dafür, dass vor jeder Auftragsvergabe die Gewährleistungssituation oder das Vorhandensein eines Servicevertrags abgeklärt wird. In diesem Modul können natürlich alle sonstigen technischen Verträge, auch die Verwalterverträge, erfasst werden.
Mithilfe des Moduls 3, Dynamische Bestandsführung, können neue Baugruppen automatisch in den Bestand übernommen und der Wohneinheit oder Verwaltungseinheit zugeordnet werden.
Der Verwalter, der mit größeren Sanierungsaufgaben betraut ist, ergänzt (optional) sein System mit dem Modul 4, Projektmanagement. Damit steuert er die Bauvorhaben von der Ausschreibung bis zur Steuerung des Bauprojekts.
Allein durch den Einsatz des BTS-PIT-VModuls 1 lassen sich bei der Instandhaltung und den kleineren Sanierungsaufträgen (Sammelaufträgen) schon bei 1000
Wohneinheiten rund 200 Manntage einsparen. Wenn alle Informationen in einem integrierten System in einem Workflow zusammengefasst sind, dann braucht man nur noch praxisrelevante, intelligente Filter setzten, und der Verwalter erhält alle Analysen, die er für das Controlling, auch gegenüber den Eigentümern, benötigt. Er erhält eine permanente Transparenz seiner Leistungen – auch über Sonderleistungen außerhalb der Verwaltervergütung.
red
