Ein neuer Software-Trend hält Einzug in die Immobilienverwaltung. SAAS steht für Software as a Service und bedeutet, dass professionelle Verwaltungsprogramme nicht mehr als Desktop-Anwendung installiert, sondern einfach über den Internet-Browser geöffnet werden. Für Hausverwaltungen ist das interessant, denn sie haben ortsunabhängig jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Einer der ersten Vertreter dieser neuen Generation ist Immoware 24 vom Branchen-IT-Dienstleister AW Immoware.
Das geht: Einfach über einen Internet-Browser in das System einloggen, Objekte und Verwaltungseinheiten anlegen, Mietverhältnisse verknüpfen und Buchungen vornehmen. Nahtlos vom Büro ins Home-Office wechseln und weiterarbeiten. Auf dem Weg zum Geschäftstermin im Zug den Laptop starten und die Betriebskostenabrechnung vornehmen. Mietverträge, Wohnungsübergabeprotokolle oder Bilder online ablegen und überall abrufen. Statt für jeden Computer im System eine Lizenz zu kaufen, die Nutzung der Software als Dienstleistung per monatlicher Gebühr bezahlen.
Da das Verwaltungsprogramm in vollem Funktionsumfang online bereitgestellt wird, sorgt der Dienstleister für die Verfügbarkeit, Wartung und Updates sowie für die Sicherung und Archivierung der Daten. Letztere, wie Objektstammdaten, Mietverhältnisse, Buchungssätze oder Betriebskostenabrechnungen, liegen in zugangsgeschützten Datenbanken eines Rechenzentrums. Selbst Dokumente und Korrespondenzen können online archiviert werden. Der Anwender profitiert vom effektiven Zeitgewinn und einer neuen Mobilität.
Eine Frage der Sicherheit
Da die meisten Desktop-Computer heutzutage dauerhaft mit dem Internet verbunden sind, schützen Firewalls und Antivirenprogramme Daten und Geräte vor den lauernden Gefahren. Wie sicher sind Verwaltungsdaten, die direkt über das Internet eingegeben und auf einem fremden Server gespeichert werden? Was ein Schwachpunkt der neuen Technologie zu sein scheint, ist tatsächlich eine ihrer Stärken: Ein einzelner Computer ist trotz neuester Antiviren-Software angreifbar, eine Festplatte kann schon mal kaputtgehen. Bei SAAS-Anwendungen hingegen wird auf abgeschirmte, redundante Technik in Hochleistungsrechenzentren gesetzt. Das bietet dem Anwender eine Datensicherheit, die sich sonst nur Großunternehmen mit eigenen Servern leisten können. Dank Mehrfachspeicherung ist ein Datenverlust nahezu ausgeschlossen. Umfassende physische Sicherheitskonzepte beugen Feuer, Erdstößen oder Einbruchdiebstählen vor. Die Datenübertragung sichert am Beispiel Immoware 24 eine 256-Bit-SSL-verschlüsselte Leitung, wie aus dem Online-Banking bekannt.
Dass man dabei die Verwaltungsdaten zwar in der eigenen Datenbank, jedoch in einem fernen Rechenzentrum speichert, ist in Zeiten von IMAP-E-Mail-Postfächern, Smartphones und Tablet-PCs keine Barriere mehr. Es ist ein logischer nächster Schritt in Richtung mobiler Effizienz und Unabhängigkeit.
Was kostet Online-Verwaltungs-Software?
Da die Software als Dienstleistung in Anspruch genommen und nicht als Lizenz gekauft wird, zahlt der Anwender eine bedarfsbezogene Nutzungsgebühr. Bei Immoware 24 beispielsweise heißt das, es wird pro Verwaltungseinheit abgerechnet. Statt in Arbeitsplatzlizenzen zu investieren, wird die Software so zum variablen, leicht zu kalkulierenden Kostenfaktor. Davon sollen Hausverwaltungen profitieren, da sie kostengünstig den Zugang zu einer professionellen Verwaltungs-Software erhalten.
Anwenderfreundlichkeit ist entscheidend
Online-Software macht aber nur Sinn, wenn sie einfach zu erlernen und komfortabel zu bedienen ist. Hilfreich sind dabei die Erkenntnisse userfreundlicher Web-Seiten-Gestaltung. Internet-typische, intuitive Navigationsstrukturen sollen die Bedienung vereinfachen. So kommt die Software nicht mehr im Einheitsgrau der Desktop-Anwendungen mit zahlreichen Untermenüs daher, sondern bietet eine aufgeräumte, anwenderfreundlich gestaltete Oberfläche. Ist die Arbeit im Browser-Fenster zuerst ungewohnt, verliert sich das schnell durch die logische Folge der einzelnen Verwaltungsschritte.
Auch die doppelte Buchführung lässt sich einfacher anwenden, wenn einem ein Assistent zur Seite steht. Die Betriebskostenabrechnung ist schnell erledigt, wenn die im Abrechnungszeitraum gebuchten Posten voreingetragen und selbsterklärend zusammengefasst sind. Automatische Sollstellungen helfen, die monatlichen Mietzahlungen mit wenigen Klicks abzuwickeln. Das alles sind keine Funktionen, für die es eine Online-Vernetzung braucht. Doch sie stehen für den zentralen Serviceanspruch der neuen Software-Generation.
Akteure vernetzen – Prozesse optimieren
Schnell, einfach und zuverlässig: Das sind die Attribute im Online-Zeitalter. Im Alltag ist jeder hoch vernetzt, viele Verwaltungsschritte sind jedoch immer noch mühselig. Genau hier setzt die Idee einer onlinebasierten Software an. In Zukunft sollen zum Beispiel Eigentümer oder Mieter die Details ihrer Jahres- oder Betriebskostenabrechnung über einen eigenen Web-Zugang bequem einsehen können. Die Hausverwaltung wird dem Eigentümer über einen eigenen Zugang eine jederzeit aktuelle, Smartphone-optimierte Übersicht zur Verfügung stellen können. Auch Aufträge für Dienstleister und Handwerker sollen direkt per Mausklick ausgelöst werden. Was für Immobilienmakler bereits in verschiedenen Web-Anwendungen umgesetzt wurde, soll bald auch in der Immobilienverwaltung möglich sein.
Die Basis ist ein funktionierendes Verwaltungsprogramm, das sämtliche Prozesse online abbildet. Da ist es nur konsequent, relevante Dokumente wie Mietverträge, Hausmitteilungen, Abmahnungen, den Schriftverkehr mit dem Mieter oder auch Fotos vom Objekt gleich mit zu archivieren. Statt in staubigen Ordnern im Büro zu blättern, kann der Anwender sie jederzeit und überall online nachschlagen. Bei Immoware 24 geht man noch ein Stück weiter. Viele Dokumentvorlagen, die auf aktuellem Rechtsstand basieren, wie Formularmietverträge, Musterschreiben für Kündigungen und Wohnungsübergabeprotokolle, liegen im System bereit und können bequem für jeden Anlass angepasst werden. Wenn sämtliche Daten online verfügbar sind, ist es nur noch ein kleiner Schritt zur Vernetzung der Akteure. Das verkürzt die Kommunikationswege, spart Papier und Verwaltungsaufwand.
Was tun, wenn das Unternehmen wächst?
Die Skalierbarkeit des Verwaltungsprogramms ist bei der Anschaffung ein wichtiges Kriterium. Schrumpft das Unternehmen, liegen
Arbeitsplatzlizenzen ungenutzt herum, die Investition rentiert sich nicht. Wächst das Unternehmen hingegen, kann manche Hausverwaltungs-Software den Leistungsumfang nicht mehr abdecken. In jedem Fall steht die nächste Investitionsstufe an, die das Wachstum hemmen kann. Software as a Service öffnet Wege, diese Stufen einzuebnen. Auch der Rückbau erfolgt dynamisch und hinterlässt keine Investitionslöcher. Hier greift die bedarfsbezogene Abrechnung des Services der Aufwand für das Programm passt sich dynamisch der Geschäftsentwicklung an. Das arbeitsplatzunabhängige Prinzip macht die Anzahl der Nutzer im System unrelevant. Der Einsatz von Hochleistungsservern gewährleistet, dass auch die Datenmenge mitwachsen kann. Immobilien online zu verwalten ist längst keine Vision mehr. Es kann bereits heute viele Arbeitsschritte erleichtern und erlaubt dem Anwender eine hohe Mobilität. Und es ist nur eine Frage der Zeit, bis Eigentümer, Mieter, Handwerker und Verwalter nur noch einen Mausklick voneinander entfernt sind.
Mehr Informationen und die Möglichkeit eines kostenfreien 30-Tage-Tests der ersten Online-Verwaltungs-Software Immoware 24 go für Eigentümer und Hausverwaltungen gibt es im Internet.
www.immoware24.de
red
Bild: Bei Software as a Service wird das Verwaltungsprogramm in vollem Funktionsumfang online bereitgestellt. Der Dienstleister sorgt für Verfügbarkeit, Wartung und Updates sowie für die Sicherung und Archivierung der Daten. (Immoware 24)
