Datenfriedhöfe im Vermietungsprozess vermeiden

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Beim Vermietungsprozess werden hoch sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Ein leichtfertiger Umgang mit diesen Daten kann für Vermieter existenzbedrohend sein. Das zeigt das Beispiel des jüngst verhängten Bußgelds in Millionenhöhe an ein börsennotiertes Wohnungsunternehmen.

Im Vermietungsablauf können die Mietinteressenten das Recht auf Datenzugriff durch den Vermieter stets selbst beeinflussen.

Das größte Risiko für Bußgelder bergen sogenannte Datenfriedhöfe. Diese entstehen, wenn Interessenten- und Mieterdaten nicht rechtzeitig gelöscht werden oder gar nicht mehr zugeordnet werden können. Besonders gefährlich ist das Empfangen und Verarbeiten von Interessentendaten und -dokumenten per E-Mail oder Online-Formular. Denn auch wenn die anschließende Weiterverarbeitung der Daten im Rahmen einer Vermietungssoftware mit eingebauten Löschroutinen stattfindet, sind Vermieter nicht davor gefeit, dass einzelne Mitarbeiter in Parallelsystemen wie beispielsweise E-Mail-Programmen Daten abspeichern. Außerdem kann es passieren, dass die Daten in der Vermietungssoftware nicht richtig zugeordnet werden. So entstehen für das Management nicht kontrollierbare Datenfriedhöfe, die ein bedeutsames Risiko für Bußgelder durch die Aufsichtsbehörden darstellen.

| 14,5 Millionen Euro Bußgeld

Dass die Aufsichtsbehörden den Schutz der Interessenten- und Mieterdaten sehr ernst nehmen, zeigt die Höhe des im November 2019 an eines der größten deutschen Wohnungsunternehmen verhängte Bußgeld in Höhe von 14,5 Millionen Euro. Die Behörde rechtfertigt das Bußgeld damit, dass personenbezogene Daten über Jahre hinweg gespeichert wurden, ohne dass diese noch dem ursprünglichen Zweck der Erhebung dienten. Die Höhe des Bußgelds kann auch als Warnung für die Wohnungswirtschaft zum sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten verstanden werden.

| Die Datenhoheit bleibt beim Interessenten

Die Datentreuhänderstruktur der Vermietungsplattform von Immomio ist ein effektiver Weg, wie sich Vermieter vor dem Entstehen von Datenfriedhöfen schützen und Bußgelder vermeiden können. Dabei können die sensiblen Interessentendaten nur in einem geschützten Bereich durch die Interessenten selbst erfasst und verwaltet werden. So behalten die Interessenten stets die volle Kontrolle über ihre Daten. Im Vermietungsablauf können die Mietinteressenten das Recht auf Datenzugriff durch den Vermieter stets selbst beeinflussen. Auch das Löschen der eigenen Daten bleibt damit in den Händen der Interessenten. Ein Empfangen von Daten per E-Mail sowie das Speichern und Verarbeiten von sensiblen Daten durch die Mitarbeiter in lokalen Systemen ist unmöglich.

| Bestätigung der GdW Revsions AG

Damit setzt die Vermietungsplattform von Immomio neue Maßstäbe in puncto Datenschutz. Dies wurde auch durch ein unabhängiges Datenschutzgutachten der GdW Revsions AG bestätigt. Dieses weist ein „hohes Datenschutzniveau“ und eine „datenschutzrechtliche Unbedenklichkeit“ aus.

Fotos: iStock; Immomio

Quelle

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