Tools für eine professionelle Immobilienverwaltung

0

Statt zeitraubendem Suchen nach Dokumenten oder Notizen eine schnelle Auswertung der anstehenden Wartungen erstellen? den Versand der Einladung zur Eigentümerversammlung nicht mehr in einem Verpackungsmarathon ausufern lassen, sondern die Aufgabe der Software übertragen? Abwesenheiten von Kollegen entspannt entgegensehen?

| Dies ist keine Vision – das kann reale Wirklichkeit sein

Anbieter von Immobilien-Software werden aktuell stark gefordert, da die Ansprüche der Immobilienverwalter prägnant gestiegen sind: Genügte bis vor Kurzem noch ein Programm für die kaufmännische Abwicklung, so wird jetzt Software-basierte Unterstützung in der Abbildung der Kundenbeziehungsprozesse benötigt. Ebenfalls gewinnen organisatorische Themen, wie die Überwachung von Wartungsintervallen, das Vertragsmanagement oder die Archivierung von Dokumenten immer mehr an Bedeutung, da an diesen Stellen eine Automation erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt.

| Vertrauensbasis entwickeln

Wichtig im Kundenbeziehungsprozess ist, dass alle Anfragen, Dokumente und Daten bei einem Kontakt übersichtlich hinterlegt sind. Es ist bei einem Kundenanruf sehr wertvoll, alle aktuellen Themen auf einen Blick zu erkennen: In welcher Liegenschaft wohnt der Anrufer? Welchen Saldo weist das Personenkonto des Anrufers aus? Wann und weshalb war der letzte Kontakt? Hat der Anrufer das Gefühl, der Gesprächspartner kennt seine Anliegen und Anfragen, so entwickelt sich eine gute Vertrauensbasis, und man kommt schnell zum Ergebnis. Neben der externen Kommunikation wird durch die Digitalisierung auch die Steuerung interner Arbeitsprozesse effektiver gestaltet. Anfragen von Geschäftspartnern kennt nicht mehr nur ein Mitarbeiter, er wird für alle zugänglich. Somit muss der Wissenstransfer nicht von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben werden, sondern jeder hat automatisiert Zugriff darauf.

| Enorme Effizienzsteigerung

Software, die durch Prozesse führt und Verwalter professionell unterstützt, steigert die Effizienz im Unternehmen enorm. Verbindliche und automatisierte Vorgänge gestalten den Ablauf und den Informationsfluss einfacher. Eine Verbindung von Kundenportal und Vorgangsmanagement führt dazu, dass alle Akteure miteinander vernetzt werden und somit voneinander profitieren. Beispielsweise können Bewohner über ein Kundenportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend informiert wird. Dieser kann den Schaden direkt in das Vorgangsmanagement übernehmen und steuern, wer alles informiert werden muss, beispielsweise der Hausmeister. Ein Kundenportal bietet auch die Möglichkeit, alle vom Schaden betroffenen Bewohner kurzfristig zu informieren. Über den Verlauf des Vorgangs ist jederzeit der aktuelle Stand von Kollegen aus der Verwaltung einsehbar – so kann auch kurzfristig die Aufgabe von anderen übernommen werden.

Die jährlich anstehende Eigentümerversammlung wird von vielen Verwaltern mit Stress und Anstrengung verbunden – vor allem der Versand der Einladung samt aller weiteren Unterlagen. Es muss alles gedruckt, sortiert, kuvertiert und verschickt werden. Je nach Größe der WEG kann dieser Prozess einige Stunden in Anspruch nehmen. Die Hausbank München bietet bereits die direkte Zustellung inklusive aller für die Versammlung notwendigen Unterlagen an den Eigentümer an.

Das Angebot der Hausbank München wurde zum Jahresbeginn 2019 für Immobilienverwalter stark erweitern. Neben dem Kontakt- und Dokumentenmanagement werden sukzessiv weitere professionelle Funktionalitäten wie Kundenportal, Vorgangsmanagement und Berichtswesen die kaufmännische Software VS3 ergänzen. Die einzelnen Module sind direkt an das bestehende kaufmännische System angebunden; somit entfällt eine doppelte Kontaktpflege beziehungsweise ein tägliches Importieren der Daten aus anderen Programmen. Das München Unternehmen gilt als langjähriger und zuverlässiger Partner von Immobilienverwaltungen und hat dieses Wissen in die Entwicklung von VS3+ investiert. VS3 und VS3+ umfassen alle notwendigen Tools für eine professionelle Immobilienverwaltung.

Foto: Tim Reckmann/Pixelio.de

Quelle

Kommentieren Sie diesen Artikel