Aufzugsanlage: Große Bedeutung der Betriebs- und Folgekosten

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Aufzüge wie andere technische Produkte werden im laufenden Betrieb durch die Verwendung von elektronischen Steuerelementen zunehmend anspruchsvoller. Deshalb hängt auch ihre spätere Wartung von der Verfügbarkeit solcher Ersatzteile ab.

Bei der Abgabe eines Angebots zur Anschaffung eines Aufzugs wird diese Abhängigkeit ganz im Sinne des Produktmarketings durch den Hersteller meist verdeckt durch die Hervorhebung der Leistungsfähigkeit, Betriebssicherheit und der Bedienungsfreundlichkeit des Produkts. Insbesondere bei Oligopolen mit wenigen Anbietern besteht für die Hersteller auch die Möglichkeit, den Käufer bei der notwendigen Wartung, insbesondere wenn diese vorgeschrieben ist, über die Verfügbarkeit der Ersatzteile auf Dauer an sich zu binden. Die Zahl der so strukturierten Märkte wächst. Ein Beispiel aus der Welt des Verbrauchers ist die Entwicklung der Druckerkosten für einen Computer im Verhältnis zu den Kosten für die Druckerpatronen. Aus dem Bereich der Gebäudetechnik ist ein gutes Beispiel der Aufzug mit der damit verbundenen Steuerungstechnik. Hier fallen während der normalen Lebenszeit eines Aufzugs 90 Prozent der gesamten Ausgaben erst nach dem Kauf für die Wartung und den Service an. Bei der Wertung von Angeboten muss deshalb besonderes Gewicht auf die Kosten der späteren Wartung gelegt werden. Nur am Rande sei darauf verwiesen, dass auch bei der Diskussion um die wirtschaftliche Rechtfertigung von Public-Private-Partnership-Vorhaben die Frage des Gesamtkostenvergleichs eine wesentliche Rolle spielt.

Im öffentlichen Haushaltrecht gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Bei der Prüfung dieses Grundsatzes muss zumindest bei Investitionen von erheblicher finanzieller Bedeutung der Lebenszyklus eines zu beschaffenden Wirtschaftsguts berücksichtigt werden und damit auch die in diesem Zeitraum anfallenden Kosten für die Erhaltung dessen Funktionsfähigkeit. Der Anschaffungspreis ist deshalb niemals alleinige Entscheidungsgrundlage.

Vorgaben des Vergaberechts für öffentlich-rechtliche Auftraggeber

In Deutschland ist das Zuschlagkriterium traditionell die Wirtschaftlichkeit und nicht der niedrigste Preis des vorliegenden Angebots (Paragraf 16 Absatz 6 Nummer 3 Seite 2 VOB/A, nationale Vergabe, ebenso Paragraf 97 Absatz 5 GWB). Paragraf 16 EG Absatz 7 Seite 2 VOB/A (europaweite Vergabe), Paragraf 16 VS Absatz 7 Seite 2 VOB/A (europaweite Vergabe im Sicherheitsbereich), beide aufgrund europarechtlicher Vorgaben, sowie auch Paragraf 16 Absatz 8 VOL/A (nationale Vergabe) und Paragraf 19 EG Absatz 9 VOL/A (europaweite Vergabe) nennen als mögliches Kriterium für die Wertung der Angebote neben dem Preis auch die Betriebs- und Folgekosten. Die Verknüpfung ergibt sich auch aus Paragraf 13 Absatz 4 Nummer 2 VOB/B: Regelung der Verjährungsfrist für Mängelansprüche, wenn die Wartung Einfluss hat auf die Sicherheit und Funktionsfähigkeit von Anlageteilen. Auch die vergaberechtliche Kommentarliteratur ist hierbei einstimmig. Ein wesentlicher Teil dieser Betriebskosten sind die eigentlichen Wartungskosten, die entweder aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder der tatsächlichen Gegebenheiten zwangsläufig anfallen. Deshalb müssen die Wartungskosten mit ausgeschrieben werden.

Wenn der Vergabe ein Leistungsverzeichnis zugrunde liegt, das die Qualität der zu erbringenden Leistungen festgelegt, verbleibt es in der Praxis meist bei einem reinen Wettbewerb um den Preis. Denn bei der Verwendung weiterer Kriterien zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit müssen diese von der Vergabestelle einzelfallbezogen und mit ihrer jeweiligen Gewichtung in der Ausschreibung angegeben werden, was eine zusätzliche Begründung durch den Auftraggeber verlangt. Eine Hilfe zur Entscheidungsfindung bei der Vergabe können dabei vom Auftraggeber vorgegebene Wartungsverträge sein, die vom Bieter auszufüllen sind. Die Wertungsentscheidung der Vergabestelle bei der Vergabeentscheidung allein nach dem Preis ist gerichtlich voll nachprüfbar. Beim Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot billigt die Rechtsprechung entgegen der früheren Praxis dem Auftraggeber grundsätzlich keinen Beurteilungsspielraum mehr zu, lässt aber insbesondere bei Unterkriterien noch einen Restbereich freier Wertung zu. Deshalb setzen die nachprüfenden Instanzen nicht ihre eigenen Bewertungen voll an die der Vergabestelle. Die Überprüfung durch die Vergabekammer oder das Oberlandesgericht beschränkt sich somit auf folgende Fragen: richtiger Sachverhalt, Beachtung allgemeiner Bewertungsmaßstäbe, keine Ungleichbehandlung oder sachfremde Erwägungen? Hinsichtlich des hier zu diskutierenden Kriteriums Folgekosten bezieht sich diese von den Vergabekammern und den Gerichten zugestandene Bewertungsfreiheit nicht auf den feststehenden Betrag Anschaffungskosten, sondern nur auf die Beurteilung der Prognose des künftigen Betrags für die Wartung und des Zahlungszeitraums durch den Ausschreibenden im künftigen Vertragsverhältnis. Es fällt zwar auf, dass die hier angesprochene Frage in der vergaberechtlichen Rechtsprechung keine Rolle spielt. Dies liegt aber wohl daran, dass hierbei die Schwellenwerte nicht erreicht werden.

Berechnung der Wirtschaftlichkeit

Die geschilderte Ausgangssituation der rechtlich oder tatsächlich zwangsläufigen Wartungskosten lässt sich sowohl bei der Ausschreibung nur nach dem Preis als auch bei einer mit weiteren Zuschlagskriterien entsprechend den gesetzlichen Vorgaben lösen. Im ersten Fall sind je nach den wirtschaftlichen Gegebenheiten im längsten Fall für die gesamte voraussichtliche Lebensdauer des anzuschaffenden Wirtschaftsguts (Hilfsmittel: Abschreibungstabellen der Steuerverwaltung), andernfalls nach einer kürzeren voraussichtlichen Vertragslauf- oder Nutzungszeit des Wirtschaftsguts, die gesamten nach gegenwärtigem Preisniveau künftig in diesem Zeitraum anfallenden Wartungskosten abgezinst auf den Erwerbszeitpunkt zum Anschaffungspreis laut Leistungsverzeichnis hinzuzurechnen. Nach den sich daraus ergebenden gesamten Kosten für die einzelnen Anbieter ist die Vergabeentscheidung zu treffen. Hier ist zwar der Einwand möglich, dass das Kriterium der tatsächlichen Endkosten erst weit nach dem Zeitpunkt nach der Auftragsvergabe sicher bekannt sein wird, was die Rechtsprechung aber gebilligt hat. Sind deshalb die dabei verwendeten Vorgaben zur Prognose wie erwähnt plausibel, spricht nichts gegen ein solches Vorgehen. Denn auch andere Kriterien zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit genießen einen Beurteilungsspielraum durch die Vergabestelle und die Gerichte, wenn diese rechnerisch nicht eindeutig nachvollziehbar sind.

Eine hiervon abweichende getrennte Wertung einerseits der reinen Anschaffungskosten („Preis“) und anderseits der damit verbundenen zwangsläufigen Wartungskosten wie auch anderer zwangsläufig anfallenden Kosten („Folgekosten“) ist auch bei der Verwendung weiterer zusätzlicher Wertungskriterien zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit, zum Beispiel technischer Wert, Ausführungsfrist, Ästhetik, nicht erforderlich. Denn auch hier kann der über die gesamte maßgebliche Dauer der Nutzung des Wirtschaftsguts ermittelte Gesamtpreis in der gleichen Weise wie zuvor bei der Ermittlung des Preises als einem Vergabekriterium dargelegt berechnet werden. Naturgemäß hat er dann gegenüber den anderen genannten möglichen Kriterien ein hohes Gewicht. Es gibt aber auch keinen Grundsatz, nach dem das Kriterium Preis immer zumindest einen gewissen Prozentsatz bei der Gewichtung der Vergabekriterien erreichen muss. Die gegenteilige Auffassung wird nur vereinzelt vertreten (Untergrenze für das Kriterium Preis 30 oder 50 Prozent). Wie bei jeder Vergabe mit mehreren Kriterien ist hier darauf zu achten, dass für jedes Kriterium die maximale Punktzahl und die Aufgliederung der Punktbereiche schriftlich zum Vergabeverfahren festgelegt werden. Fehlen Wertungskriterien in der Vergabebekanntmachung und in den Vergabeunterlagen, ist, wie bereits angedeutet, der Preis entscheidendes Kriterium.

Gewichtung der Kriterien

Wenn man demgegenüber Anschaffungspreis und Folgekosten in der Wertungstabelle der Kriterien differenzieren möchte, ist bei der prozentualen Gewichtung dieser beiden Kriterien gegeneinander – noch nicht gegenüber weiteren Kriterien – ebenfalls auf die sachgerechte Erfassung der hierbei maßgeblichen Beträge zu achten. Die prozentuale Gewichtung für Preis und Folgekosten kann in der Ausschreibungsphase nur auf der Grundlage von früheren Erfahrungswerten oder prognostischen Schätzungen vorgenommen werden. Auch hier genügt die Plausibilität der Gewichtung der beiden Kriterien. Je nach den wirtschaftlichen Gegebenheiten ist es auch hier denkbar, dass die so ermittelten Folgekosten insbesondere bei einem langen Prognosezeitraum die ursprünglichen Anschaffungskosten überwiegen können. Einziger Anhalt aus der Literatur ist hierbei folgende Gewichtung: 60 Prozent, Folgekosten 20 Prozent, technischer Wert 10 Prozent, Ästhetik 5 Prozent und Ausführungsfrist 5 Prozent.

Im Ergebnis besteht kein Zweifel am Grundsatz zur Verpflichtung zur Berücksichtigung von zwangsläufigen Wartungskosten, während bei der Art der Berechnung die Vorgaben des einzelnen Anschaffungsvorgangs zu berücksichtigen sind. Ohne die Bindung an das Vergaberecht ergibt sich bei der Auftragserteilung zur Anschaffung eines Aufzugs für einen privaten Auftraggeber das gleiche Ergebnis. Denn der hierbei tätige Architekt oder Generalunternehmer schuldet seinem Auftraggeber ebenfalls eine wirtschaftliche Leistung.

Der Aufzug und die mietrechtlichen Betriebskosten

Die durch die Aufzugsverordnung verursachten Kosten der Untersuchung und Wartung sind abzugsfähig. Dies gilt auch für Kleinteile und Schmiermittel, wenn der Austausch vorsorglich ohne konkreten Anlass, eine Störung, erfolgt. Kosten der Beseitigung einer Störung sind dagegen Reparaturkosten, die der Vermieter zu tragen hat. Problematisch sind deshalb Vollwartungs- oder Systemwartungsverträge, bei denen die beiden Kostengruppen in unterschiedlicher Höhe anfallen können. Wenn die Kosten nicht getrennt werden, besteht das Risiko einer Kürzung bis zu 50 Prozent durch die Gerichte. Strittig ist, wie bei einer reinen Betriebsstörung, also ohne Reparatur, zu verfahren ist. Es wird dabei auch vertreten, dass die Beseitigung der Störung dann umlagefähig ist, wenn hierzu nur Wartungsarbeiten ausgeführt werden müssen.

  • Dr. Hellmuth Mohr
    Rechtsanwalt, Stuttgart

Quelle

Modernisierungs-Magazin

Das Modernisierungs-Magazin ist eine der führenden Fachpublikationen für Entscheider in der Wohnungswirtschaft. Es berichtet in den kaufmännisch/technischen Fachgebieten: Modernisierung, Neubau, Bausanierung, Haustechnik, Bauwirtschaft, Wohnungswirtschaft (Verwaltung), EDV, Finanzierung sowie Sonderteil Objektpflege.

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