Immobilienverwaltung ist ein vielschichtiges und komplexes Geschäft, das vor allem eines verlangt: den ständigen Austausch mit Eigentümern und Mietern, aber auch mit Fremdfirmen wie Handwerkern, Facility Managern, Versicherern, Messdienstleistern und Energieversorgern. Verwalter müssen dafür Sorge tragen, dass sie pünktlich und pflichtgemäß Informationen bereitstellen und Dokumente wie Protokolle oder Abrechnungen zur Verfügung stellen. Wer als Verwalter den Überblick behalten und seinen Auftraggebern einen zuverlässigen Service anbieten will, ist daher gut beraten, seine Abläufe und Prozesse zu digitalisieren.
Inzwischen gibt es einige Anbieter von digitalen Lösungen, die den Verwalter in seinem Arbeitsalltag unterstützen. Einer davon ist Casavi , der eine zentrale Schnittstelle für die Bereitstellung von Informationen und Dokumenten sowie als Kommunikationskanal für Kundenanliegen anbietet – und das sowohl in der WEG- als auch Mietverwaltung. Zudem können Verwalter über die Plattform Relay alle ihre externen Partner vernetzen, um so Arbeitsabläufe weiter zu verschlanken und effizienter zu gestalten.
| Unabhängig, schnell und transparent
Relay standardisiert Datenflüsse, bündelt Arbeitsprozesse und macht Aufträge transparenter und nachvollziehbarer. Verwalter, die Casavi bereits nutzen, haben automatisch auch Zugang zu Relay. Um diese Plattform mit Leben zu füllen, laden sie ihre externen Dienstleister dazu ein, sich darin zu vernetzen. Die Vorteile für alle Beteiligten liegen auf der Hand: Die Arbeit geht schneller, weil niemand von der telefonischen Erreichbarkeit des anderen abhängig ist; sie ist örtlich und zeitlich unabhängig; Informationen sind für alle Nutzer in Echtzeit einsehbar und sorgen so für eine effiziente und kundenorientierte Verwaltung. Von dieser Arbeitsweise sind schon über 500 Dienstleister überzeugt.
Handwerker beispielsweise nutzen Relay für ein strukturiertes Auftragsmanagement. Sie sehen darin, welche Anfragen eingegangen sind und können Aufträge ganz einfach annehmen oder auch zurückweisen. Sie laden Angebote zu einzelnen Aufträgen hoch, können Aufträge unterschiedlichen Mitarbeitern zuweisen und diese bearbeiten. Sie geben Rückmeldungen zum aktuellen Status, erhalten rechtzeitig Erinnerungen zu Stichtagen zu ihren Aufträgen und können abschließend auch ihre Rechnung in Relay bereitstellen. Facility Manager nutzen Relay, indem sie Anfragen von Bewohnern und Schadensfälle aufnehmen. Letztere wiederum werden vom Gebäudeversicherer eingesehen und bearbeitet. Energieversorger können für Gebäude relevante Informationen wie Zählerstände digital übermitteln und Messdienstleister stellen Abrechnungen bereit oder koordinieren Ablesetermine.
| Gemeinsam wirtschaftlicher arbeiten
Auf diese Weise lässt sich die Instandhaltung von Immobilien reibungslos und effizient digital managen. Davon profitieren Immobilienverwalter, die stets darauf achten müssen, Wirtschaftlichkeit und Kundenorientierung miteinander zu vereinbaren. Denn sie erhalten eine schnelle Rückmeldung zu Annahme, Verarbeitung und Abschluss eines Auftrags und können durch standardisierte Prozesse wirtschaftlicher arbeiten.
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