XRechnung: Wenn die Pflichten rufen

Klar ist: Seit dem 18. April 2020 sind Bund, Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das betrifft somit auch Immobilienunternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen.

Da ab dem 27. November auf Bundesebene und in Bremen nun die E-Rechnungspflicht für alle Rechnungssteller greift, lohnt sich ein zweiter Blick auf das Thema um zu klären, was es bei der Rechnungsübermittlung zu beachten gilt – und welche Bundesländer seit Neuestem ebenfalls beschlossen haben, ihre Lieferanten zur Abgabe einer ERechnung zu verpflichten.

| E-rechnungs-Pflicht: Immer mehr Bundesländer setzen auf „Zwang“
Während ursprünglich nur wenige Bundesländer die von der EU eingeräumte Möglichkeit zur Verpflichtung der Lieferanten nutzten, handelte der Bund sofort. So dürfen beispielsweise auch an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben ab dem 27. November nur noch gültige elektronische Rechnung in einem CEN-konformen Standard gesendet werden. Genauso wie an alle anderen Auftraggeber des Bundes. Die gute Nachricht: Neben der XRechnung ist auch das Übertragungsformat Zugferd 2.x (Zentraler User Guide des Forums elektronische
Rechnung Deutschland) im Profil EN 16931 erlaubt.

Inzwischen haben allerdings auch immer mehr Bundesländer nachgezogen, was eine schrittweise Verpflichtung der Rechnungssteller angeht: Während das anfänglich neben Bremen (ebenfalls 27. November 2020) nur Baden-Württemberg (1. Januar 2022) und Hessen (18. April 2022) waren, sind es nun bereits zwei weitere. Denn auch das Saarland (1. Januar 2022) und Rheinland-Pfalz (geplant ab dem 1. Januar 2024) werden zukünftig ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichten.

| Rechnungsübermittlung: So funktioniert die ZrE
Die so genannte ZRE, die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, stellt den einheitlichen Eingangsweg für E-Rechnungen an den Bund dar. Nach einer in der Regel einfachen Registrierung können darüber dann elektronische Rechnungen an die öffentliche Hand übermittelt werden. Dies geschieht anhand der Leitweg-ID, die den Auftraggeber adressiert. Der Rechnungssteller sollte diese daher schon bei der Beauftragung ausgehändigen. Damit Rechnungen sicher übermittelt werden, bietet der Bund eine exzellente Hilfestellung an: So wurde nicht nur eine Referenzumgebung zum Testen der allgemeinen Funktionalitäten geschaffen, sondern auch eine gute Bedienhilfe für die ZRE-Weboberfläche veröffentlicht, die als PDF heruntergeladen werden kann: KLICK HIER!

| Rechnungsübermittlung: So funktioniert zERIKa in Bremen
Doch nicht nur auf Bundesebene, sondern auch in der Hansestadt Bremen steht für die Rechnungsversender eine gut funktionierende Testumgebung bereit. Wer sich dort ein wenig eingelesen hat, kann auch diese für die ersten Praxisversuche nutzen. Angeschlossen ist hier auch die „Immobilien Bremen“ als zentraler Dienstleister
für öffentlich genutzte Gebäude und Grundstücke. Im Grunde ist der Versand von E-Rechnungen auch bei zERIKA damit kein „Hexenwerk“. Nachdem man sich auf dem Bremer E-Rechnungsportal mit Nutzername und
Passwort angemeldet hat, kann man auch hier über das Servicekonto E-Rechnungen hochladen und einreichen. Von zentraler Bedeutung ist auch hier wieder die Leitweg-ID des Empfängers. Stimmt diese, erscheint nach dem Rechnungsversand eine Erfolgsmeldung mitsamt Nachrichten-ID. Im Anschluss kann dann wieder zur Startseite gewechselt – und direkt die nächste Rechnung eingereicht – werden.

Bremen bevorzugt dabei Webservice zu PEPPOL, E-Mail und DE-Mail. Der Bund setzt aktuell auf Upload und E-Mail – und in Zukunft ebenfalls auf DE-Mail sowie den Webservice zu PEPPOL. Eine Registrierung muss unabhängig von der Wahl des Übertragungskanals erfolgen.

Der Autor
Reinhard Wild ist Diplom-Kaufmann, Experte für den digitalisierten Belegaustausch und seit 1989 in Vertriebs- und Führungspositionen tätig. Seit 2009 ist er Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH und seit 2013 zusätzlich als Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR) aktiv.