Winter. Es ist kalt. Ein wasserführendes Heizungsrohr an der Außenwand hält der frostigen Temperatur nicht stand. Es platzt – am Freitagnachmittag – wann sonst! Das Wasser läuft vom Dachgeschoss in die darunter liegende Wohnung. Die Mieter rufen voller Panik in der Verwaltung an. Langsam wird es auch noch kalt in den Wohnungen. Die Heizung ist ausgefallen. Aber, Glück im Unglück: der Klempner kommt sofort. Er braucht den Schlüssel zum Heizraum. Dieser hängt aber nicht am Schlüsselbrett.
Kein Problem – wir haben unsere A4-Bücher. Die müssen wir nur durchsuchen. Da steht ja drin, wer den Schlüssel wann ausgeliehen hat. Die Zeit drängt. Der Klempner muss handeln. Die Mieter frieren. Und wir blättern und suchen und blättern und suchen. Vielleicht kommt dem einen oder anderen Immobilienverwalter die das beschriebene Szenario bekannt vor. Hunderte Schlüssel hängen im Schlüsselraum und sollten idealerweise anonymisiert sein, um möglichen Findern keinen Hinweis auf das zugehörige Objekt zu geben. Täglich werden Schlüssel an Mitarbeiter der Hausverwaltung, Handwerker, Makler etc. herausgegeben. Ausgabe und Rückgabe wird händisch im Schlüsselbuch protokolliert. Fehler bleiben nicht aus und führen zu hektischen Suchaktionen. Ärger, Zeitverlust und möglicherweise Kosten für die Ersatzbeschaffung sind die Folge.
Um das Problem in den Griff zu bekommen, hat Cornelia Hopf, Geschäftsführerin eines Immobilienunternehmens in Erfurt, für den Eigenbedarf ein Programm entwickelt. Key-Scan, so heißt das Programm, bringt Ordnung und Übersicht in die Schlüsselverwaltung. Jeder Schlüssel erhält einen Anhänger, der mithilfe eines Barcodes eindeutig identifizierbar ist. Bei der Schlüsselausgabe wird der Barcodes mittels eines Barcode-Lesers mit dem Empfänger des Schlüssels verknüpft. Ausgabe, Datum, Uhrzeit wird in einer Datenbank festgehalten. Bei der Rückgabe läuft der Prozess umgekehrt. Die Datenbank kann jederzeit ausgelesen und ausgewertet werden. Überfällige Schlüsselrückgaben werden erkannt und können entsprechend reklamiert werden.
Ursprünglich für den Eigenbedarf konzipiert, ist das Programm inzwischen zur Marktreife entwickelt worden. Es wird bundesweit überall dort eingesetzt, wo Schlüssel eine Rolle spielen. Hausverwaltungen, Hausmeisterdienste, Mietwagenunternehmen, KFZ-Händler usw. nutzen das Programm und sind von der einfachen intuitiven Handhabung begeistert.
www.keyscan.me
Foto: Cornelia Hopf Immobilien