Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind weit gefächert: von der Datenpflege über die Kommunikation mit den Eigentümern, Mietern und Handwerkern bis hin zur Verwaltung von Verträgen und Finanzen. Bei diesem breiten Aufgabenspektrum ist es kein Wunder, dass sich teilweise Fehler in Dokumente einschleichen oder Prozesse sich verzögern. Hier leisten digitale Tools zur Immobilienverwaltung Abhilfe.
Bevor sich eine Hausverwaltung zur Digitalisierung ihrer Prozesse entschließt, sollte zunächst eine gründliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden, um herauszufinden, welche Tätigkeiten besonders aufwändig sind und wo es Potenzial für neue Services gibt. Es kann sinnvoll sein, sich zunächst auf die Digitalisierung kleiner Themenbereiche zu konzentrieren. So lassen sich spürbare Erfolge realisieren, die eine gute Basis für große Digitalisierungsprojekte bilden.
Ein Beispiel ist die digitale Wohnungsübergabe. Statt mit dem klassischen Klemmbrett wird die Übergabe mithilfe eines Tablets und der passenden Software vorgenommen. Die Fotodokumentation erfolgt digital, der Mieter signiert vor Ort, erhält das Übergabeprotokoll per Email, und im Datenraum der Software wird es der passenden Wohnung zugeordnet. Damit entfallen direkt eine Handvoll analoger Schritte und eventuelle Nacharbeiten im Büro.
Übliche Tätigkeiten werden digital
Welche Tätigkeiten zusätzlich durch digitale Technologien unterstützt werden können, zeigen die folgenden Beispiele:
- Dokumente: Wenn Dokumente, zum Beispiel Protokolle oder Verträge, digital gespeichert werden, sind sie schneller auffindbar und unabhängig vom Einsatzort jederzeit abrufbar.
- Zusammenarbeit: Die Hausverwaltung kann ihre Kommunikation über einen digitalen Kanal bündeln und den unterschiedlichen Ansprechpartnern Zugriff auf benötigte Informationen gewähren. Das ermöglicht den Mietern zum Beispiel, Kleinstaufträge an den Hausmeister oder Handwerker selbstständig zu vergeben, sofern bestimmte Kriterien erfüllt werden. Die Abnahme und Rechnungsstellung laufen über dieselbe Plattform. So muss die Verwaltung nicht mehr aktiv in den Prozess eingreifen und hat dennoch alle Unterlagen zur Hand.
- Vermietungsprozess: Allein die Erstellung des Exposés und die Terminkoordination mit Bewerbern nimmt üblicherweise viel Zeit in Anspruch. Digitale Lösungen können ein Exposé auf Knopfdruck erzeugen und per Schnittstelle über gängige Online-Plattformen veröffentlichen. Sogar die Bewerberauswahl, inklusive der Abfrage der Kreditwürdigkeit, läuft dann im Hintergrund.
- Verwaltung von Zahlungsflüssen: Buchungen werden häufig noch manuell kontrolliert und zur Weiterverarbeitung in andere Systeme überführt. Diese Arbeitsschritte lassen sich komplett eliminieren, wenn Bankkonten in die Software eingebunden sind. Auf diese Weise lässt sich auch die Jahresabrechnung automatisieren.
- Schadensmeldungen: Die Aufnahme von Schadensmeldungen nimmt einen erheblichen Teil des Tagesgeschäfts ein. Mit Hilfe von digitalen Formularen kann die Qualität der Schadenserfassung und die Kommunikation mit den Mietern verbessert werden.
Neue Services durch Digitalisierung
Die Möglichkeiten Prozesse des Tagesgeschäfts digital zu vereinfachen sind zahlreich. Auch wenn die Umstellung zunächst einen kleinen Aufwand bedeuten kann, rentiert sie sich langfristig. Neben der Digitalisierung von bereits vorhandenen, analogen Prozessen lohnt es sich, offen gegenüber neuen, digitalen Services zu sein, die das Leistungsportfolio der Hausverwaltung ergänzen können. Der Markt an Digitallösungen entwickelt sich schnell, und insbesondere die Startups der Branche, wie zum Beispiel das Proptech-Unternehmen immocloud, liefern neue Impulse. Mit Hilfe der digitalen Unterstützung positionieren sich Hausverwaltungen wettbewerbsfähig, indem sie ihre Servicequalität verbessern und neuen Kundenbedürfnissen entgegenkommen. Denn viele Eigentümer wünschen sich heute mehr Einblicke in die Prozesse und den „Gesundheitszustand“ ihrer Immobilie.
Autor: Andreas Schneider / Geschäftsführender Gesellschafter von immocloud